6 Kesalahan Umum dalam Manajemen Proyek, serta Cara Mengatasinya

Bayangkan sebuah tim proyek yang penuh semangat di awal, tetapi seiring waktu mulai menghadapi kendala seperti miskomunikasi, tenggat waktu yang meleset, atau tugas yang tidak terselesaikan dengan baik. Situasi ini bukan hal yang jarang terjadi dalam manajemen proyek, terutama jika ada kesalahan-kesalahan umum yang diabaikan.

Lantas, apa saja kesalahan manajemen proyek yang paling sering terjadi? Dan bagaimana cara mengatasinya agar proyek tetap berjalan lancar? Anda dapat simak di bawah ini untuk mengetahui kendala yang sering muncul dan solusi yang tepat.

Ringkasan Kurangnya komunikasi dan laporan akurat dapat menyebabkan kebingungan dan kesalahan koordinasi dalam tim. Pengelolaan tim yang kurang tepat dan sasaran tidak jelas membuat hasil proyek kurang optimal. Deadline tidak realistis dan tidak menerima feedback menimbulkan tekanan dan risiko gagal proyek.

1. Tidak Membuat Laporan yang Akurat

Manajemen proyek memerlukan berbagai laporan tentang hal-hal seperti status proyek, kemajuan proyek, dan pemanfaatan sumber daya manusia. Apabila laporan tersebut tidak lengkap dapat menyebabkan titik buta yang membingungkan tim.

2. Salah Mengelola Keahlian Anggota Tim

Sumber Gambar: freepik.com

Salah satu kesalahan umum manajemen proyek adalah mengelola anggota tim. Mencocokkan anggota tim untuk melakukan pekerjaan yang tepat sangat penting untuk keberhasilan sebuah proyek. Seorang pemimpin yang baik tahu mengenai bagaimana cara mendapatkan hasil yang optimal dari anggota-anggota yang bekerja untuk Anda.

3. Sasaran Tidak Ditetapkan dengan Baik

Jika Anda tidak menetapkan sasaran atau tujuan dengan jelas, Anda mustahil untuk mendapatkan hasil yang diperlukan. Peran manajer proyek adalah memastikan komunikasi yang memadai terjadi dengan semua pemangku kepentingan untuk mencapai kesepakatan tentang tujuan proyek.

4. Tidak Menerima Feedback dari Tim

Sumber Gambar: freepik.com

Kesalahan umum yang sering terjadi di manajemen proyek lainnya adalah tidak mempertimbangkan masukan dari tim yang dapat menyebabkan berbagai risiko. Oleh karena itu, mengadakan sesi perencanaan bersama menjadi langkah efektif untuk melibatkan seluruh anggota dan memastikan proyek berjalan sukses.

5. Kurangnya Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang buruk dalam manajemen proyek dapat menyebabkan kebingungan dan frustasi, bahkan berujung pada kegagalan. Jika tim tidak berkomunikasi dengan efektif atau manajer proyek menahan informasi, maka koordinasi akan terganggu. Komunikasi yang baik harus berjalan dua arah, melibatkan tim, manajer, dan stakeholder.

6. Menetapkan Deadline yang Tidak Realistis

Manajer proyek sering kali menetapkan deadline yang terlalu optimis tanpa mempertimbangkan beban kerja tim. Tenggat waktu yang tidak realistis dapat menimbulkan tekanan, bahkan membuat tim terlihat sibuk tanpa kemajuan nyata.

Bagaimana Cara Mengatasi Kesalahan Umum dalam Manajemen Proyek yang Efisien?

Sumber Gambar: freepik.com

Alat manajemen proyek memudahkan pengelolaan risiko dengan memungkinkan perencanaan proyek dari awal hingga akhir. Salah satu langkah utama dalam manajemen risiko adalah mengidentifikasi potensi masalah yang dapat mempengaruhi proyek, seperti kegagalan kontraktor, perubahan prioritas, atau risiko hukum. 

Anda juga dapat menentukan tingkat kemungkinan dan dampaknya agar dapat menyusun prioritas. Selain itu, perangkat lunak manajemen kerja juga membantu kolaborasi antar tim, sehingga dapat mengurangi risiko yang sering terjadi. 

Kesimpulan

Untuk memastikan proyek Anda berjalan lancar tanpa hambatan, gunakan Garudea sebagai salah satu perangkat lunak manajemen kerja yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi tim. Garudea hadir untuk membantu Anda mengidentifikasi serta mengelola risiko proyek dengan lebih efektif. 

Jangan biarkan komunikasi yang buruk atau deadline yang tidak realistis menghambat produktivitas tim, optimalkan manajemen kerja Anda sekarang dengan Garudea!

Referensi:

https://asana.com/id/resources/project-risks

https://docheck.id/kesalahan-pada-manajemen-proyek/

FAQ

1.  Bagaimana suatu proyek dikatakan berhasil?

Proyek dianggap berhasil jika dapat diselesaikan dengan biaya yang efisien, tepat waktu atau lebih cepat dari jadwal, serta memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.

2. Apa hasil umum dari perencanaan proyek yang buruk?

Rencana yang kurang matang bisa menyebabkan keterlambatan, kenaikan biaya, dan berbagai masalah lainnya dalam proyek.

3.  Apa yang terjadi jika manajemen proyek tidak diterapkan dengan baik?  

Tanpa manajemen proyek, tim dan klien rentan mengalami kekacauan, tujuan tidak jelas, sumber daya kurang, risiko tinggi, kualitas rendah, biaya membengkak, dan keterlambatan pengiriman.